Переход на аутсорсинг: как правильно передать бухучет внешнему подрядчику

Чтобы передача бухучета на аутсорсинг прошла без сбоев, важно подготовиться заранее: собрать данные, проверить внутренние процессы и выбрать надежного подрядчика. Без этого возможны потери информации, ошибки в отчетности и проблемы с контролирующими органами. Качественные бухгалтерские услуги — гарантия плавного перехода на новый формат работы.

Как безопасно передать бухучет на аутсорс?

По закону № 402-ФЗ и приказу Минфина № 34н компания может не держать бухгалтера в штате. Вместо этого можно передать ведение учета сторонней фирме — через договор. Это и есть бухгалтерский аутсорсинг: внешняя организация берет на себя часть или весь объем бухгалтерской работы.

Но перед тем как подписывать договор, важно все продумать:

1. Проверьте, кому доверяете. Изучите компанию — сайт, отзывы, информацию на ФНС, судебные дела и вакансии. На встрече уточните используемые программы, способы передачи документов и формат отчетов. Хорошо, если будет тестовый период.
2. Решите, что именно передаете. Обговорите объем работ: ведение бухгалтерского учета, подготовка и сдача отчетности, кадровый учет, взаимодействие с госорганами.
3. Согласуйте сроки. Установите сроки сдачи отчетности, подготовки документов и их передачи. Уточните согласование отчетности с вами перед отправкой.
4. Поймите, из чего складывается цена. Убедитесь, что абонентская плата включает только оговоренные услуги. Дополнительные работы должны иметь фиксированные цены и подтверждаться согласованием.
5. Разберитесь с правом подписи. Передача права подписи оформляется доверенностью. Электронные доверенности могут быть сложными.
6. Определите, как будете вести учет. Поговорите про программу для учета, кто предоставляет доступ и хранит документы, способы передачи и работы с электронными документами.
7. Зафиксируйте ответственность. Укажите в договоре компенсации за ошибки бухгалтера, просрочку или нарушение сроков. Обсудите страхование ответственности.
8. Не забывайте про персональные данные. Заключите соглашение на обработку конфиденциальных сведений и убедитесь в защите информации.
9. Назначьте ответственного со своей стороны — сотрудника, который будет собирать и передавать документы, проверять отчетность и оперативно отвечать на вопросы.
10. Укажите порядок расторжения соглашения договора и передачи документов, базы и доступов.

Если всего этого не сделать, можно остаться без базы, без первички и без возможности сдать отчетность.

На что еще обратить внимание при переходе на аутсорсинг бухгалтерии?

Чтобы при передаче учета внешней компании снизить риски, важно заранее учесть несколько моментов. Особенно если речь идет про бухгалтерское обслуживание ИП.

Для учета расходов на аутсорсинг потребуется документальное подтверждение оказанных услуг, чтобы включить их в себестоимость. Наконец, следует подписать соглашение о неразглашении, чтобы защитить свою компанию от утечек данных.